Mitarbeiter im Außendienst haben immer wieder ein entscheidendes Problem, entweder sind Dokumente unvollständig oder fehlerhaft. Beides kann schnell eine peinliche Situation nach sich ziehen und im schlimmsten Fall sogar den Auftrag kosten. Dabei entstehen beide Problemfälle meist aufgrund von schlechtem Datei-Management und eines ineffizienten Austauschs von Dokumenten. Gerade heutzutage sollten sich diese Probleme und Fehler doch aber eigentlich recht einfach minimieren lassen.
In der Regel ist es nämlich so, dass ein Außendienstler bepackt mit seinem Notebook oder iPad und ein paar einzelnen Unterlagen, die er zuvor ausgedruckt hat, zum Kunden aufbricht. Sämtliche Unterlagen hat er dabei entweder selbst auf seinem Notebook erstellt, oder er hat sie von seinem direkten Vorgesetzten beispielsweise dem Vertriebsleiter oder Abteilungsleiter erhalten. Nicht etwa per Citykurier, sondern meist per Mail oder vielleicht auch über das unternehmensinterne Team-Desk.
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Was nicht sonderlich schlimm ist, ganz im Gegenteil, es ist besser als jeder mit Papierkram überladene Aktenkoffer. Die angesprochenen Problemfälle entstehen damit aber trotzdem immer wieder. Und abgesehen davon: es ist mühselig, jedes einzelne Dokumente jeden einzelnen Vertriebsmitarbeiter zu mailen. Vor allem was ist, wenn sich wie angesprochen ein Fehler eingeschlichen hat oder Daten sich geändert haben? Also neue Mail? Na klar! Und die Hoffnung, dass er die Mail noch rechtzeitig sieht, bevor es zum Kunden geht.
So oder ähnlich läuft das aktuell vielerorts ab. Ich erzähle euch aber nichts Neues, wenn ich euch sage, dass gerade in Zeiten von Cloud-Services in Verbindung mit Applikationen fürs Tablet weitaus mehr geht in Sachen effizientem Management von Präsentationen für Außendienst-Mitarbeiter.
2 Apps und 1 Tablet machen sowohl den Aktenkoffer als auch das Notebook überflüssig
Mit „Tower5“ hat die gleichnamige Agentur aus Stuttgart eine Außendienst-App auf den Markt gebracht, die zusammengefasst eine Allround-Lösung für alle Vertriebler darstellen soll, um im Außendienst flexibel zu bleiben. Da ich nun die Chance dazu bekam, mir das Ganze auch einmal aus der Sicht eines Managers (Chef, Abteilungsleiter etc.) anzuschauen, will ich euch mit den Details zu den Vorzügen der App natürlich nicht weiter auf die Folter spannen.
Im Grunde bündelt und vereinfacht die Tower5 Außdendienst-App den gesamten Austausch von Gesprächsunterlagen und sonstigen Dokumenten, die für den Mitarbeiter im Außendienst relevant sein könnten. Darunter beispielsweise auch ganze Video- oder Audio-Dateien bis hin zu komplexen und dynamischen Grafiken.
Das Entscheidende bei Tower5 ist, dass alles über eine Plattform läuft. Aufgeteilt ist nur der Zugriffsbereich auf Mitarbeiter (Außendienst) und Manager (Chef, Abteilungsleiter etc.). Während der Mitarbeiter im Team jederzeit und überall auf der Welt in der Tower5 App seine aktuellen Dokumente vorfindet, verwaltet und erstellt der Manager über die Teamleiter-App (das ist die zweite App von Tower5) sämtliche Teams, Unterlagen und hat Einsicht in Analysen/Statistiken.
Jedes Team kann dabei unterschiedlich groß sein und unterschiedliche Unterlagen erhalten. Beispielsweise kann der Abteilungsleiter in der Teamleiter-App ein Team für Bayern und ein anderes Team für Hessen erstellen. Oder aber auch dem Außendienst-Team in Südamerika völlig andere Unterlagen übermitteln, als dem Team in Japan. Großer Vorteil hierbei ist vor allem, dass sämtliche Dokumente immer in der neuesten Version zur Verfügung stehen - auch offline. Sollte der Vorgesetzte also eine aktualisierte Form eines bestehenden Dokuments übermittelt haben, wird das dem Außendienst-Mitarbeiter innerhalb der App angezeigt und das bestehende Dokument automatisch durch die neue Version ersetzt. Er geht somit jederzeit mit den aktuellsten Unterlagen zum Kunden. Der interne Team-Desk oder Mails müssen vorher also nicht mehr extra gecheckt werden.
Für den normalen Außendienstler ist die Tower5 Außendienst-App also eine komplette Dokumenten-Zentrale mit nahtloser Anbindung an die Chef-Etage, in der er zudem selbst Dokumente anfertigen und bearbeiten kann. Selbst dann, wenn die technischen Kenntnisse fehlen. Gerade für diejenigen, die das iPad im Außendienst einsetzen möchten, ist das bislang die einzige effektive Lösung zum Mail-Chaos oder dem internen Team-Desk.
Nutzungsanalysen und 2 Euro pro Außendienst-Mitarbeiter
Der Manager, also der Vertriebsleiter, hat dagegen weitaus mehr Macht. Neben der einfachen Organisation von Dokumenten und dem Bereitstellen dieser für seine Außendienstler, kann er die Effizienz der eigens erstellten Präsentationen analysieren. Unter anderem hat er Einblick in die Nutzungsdauer einzelner Seiten bzw. Unterlagen und kann dadurch eventuelle Rückschlüsse ziehen, warum diese oder jene Seite der Präsentation weniger genutzt wurde als die anderen.
Ebenso kann er Mitarbeiter, die den Aufgabenbereich wechseln, löschen oder einem anderen Team zuordnen. Was auch im Falle eines Diebstahls des Tablets greift. Sollte das Tablet mal abhanden kommen, kann der Manager aus der Ferne eingreifen und dem Dieb den Zugriff auf sensible Dokumente verweigern, indem er den Zugang direkt löscht. Ein geklauter Aktenkoffer oder ein offenes Mail-Postfach hätte das Potential für schlimme Dinge.
Die Nutzung der App ist für den Außendienst-Mitarbeiter grundsätzlich kostenlos. Für den Manager dagegen kostet jeder Mitarbeiter, sprich jeder User (außer er selbst), pro Monat lediglich (ab) 2 Euro. Ich behaupte, das ist durchaus günstig. Ein Server-Admin allein, der ausschließlich für die Technik zuständig wäre und dabei noch nicht einmal alles macht, würde monatlich schon für einen weitaus höheren Kostenpunkt sorgen. Und die Dokumente muss dann trotzdem noch irgendeiner erstellen, verwalten, verschicken und updaten.
Heißt aber auch, wer auf eigenen Pfaden unterwegs ist und keine Teams organisieren muss, kann die Tower5 App genauso gut nutzen.
Optional mit aufwendigen 3D-Präsentationen und individuellen Komplettlösungen für Großunternehmen
Eher für Großunternehmen oder spezielle Angelegenheiten gedacht, sind etliche Zusatzleistungen wie das Erstellen von aufwendigen 3D-Präsentationen möglich. Diese konzipiert das Team hinter Tower5 individuell gegen Aufpreis, so dass dem Kunden mit der App auf dem iPad durchaus auch sehr aufwendige Präsentationen gezeigt werden können.
Auf Wunsch und Nachfrage sind darüber hinaus dann auch ganze Eigenlösungen möglich. Beispielsweise eine eigene Applikation (mit eigenem Design) nur für die eigene Außendienst-Abteilung mit eigener Server-Struktur und kompletter Verwaltung.
So und jetzt seid ihr dran!
Solltet ihr Lust haben, die Tower5 Außendienst-App mal ausgiebig zu testen, egal ob im Team oder allein, dann bekommt ihr hier nun die Chance dazu. Da ich insgesamt drei Lizenzen im Wert von jeweils über 200 Euro erhalten habe und ich noch zwei übrig habe, verschenke ich diese an euch. Hinterlasst mir einfach einen Kommentar unter diesem Artikel und mit etwas Glück meint es die Losfee gut mit euch.
Jede Lizenz beinhaltet einen 6-Monate-Zugang für das Paket „Medium“ mit 10 Usern und 2 Teams. Der Zugang kann nach Ablauf der 6 Monate von euch entweder verlängert werden oder nicht. Eine Kündigung ist nicht notwendig, der Account verlängert sich also nicht automatisch.
Wie immer gilt aber, um bei der Aktion mitmachen zu können müsst ihr mindestens 18 Jahre alt sein. Ein iPad wäre darüber hinaus auch nicht schlecht. Mitmachen könnt ihr bis zum 31. Oktober 2016. Einen Tag danach werden die beiden Lizenz-Abräumer bekanntgegeben.
Anmerkung: Dieser Artikel wurde in Koop mit Schmittgall Tower 5 realisiert und trägt dazu bei, dass WEBLOGIT als Ganzes auch in Zukunft existiert und wir weiterhin nützliche Beiträge für Euch veröffentlichen können. Unsere eigene Meinung wurde davon aber nicht beeinflusst.
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