Das Umwandeln von Office-Dokumenten wie doc, docx, odt, ods, odp, xlsx oder pptx sowie eMails (eml oder msg) und Grafik-Dateien wie jpg oder png in das offizielle PDF-Format für den Acrobat Reader ist nun wahrlich kein Kunststück und auch nicht schwer. Kompliziert und zeitaufwendig wird es jedoch bei einer großen Anzahl von Dokumenten, die zudem ständig anfallen und sowohl intern als auch beim Versenden an Kunden mächtig Zeit bzw. Ressourcen kosten.
WebPDF - die Komplettlösung
Nicht wirklich für den privaten Anwendungsbereich konzipiert stellt die PDF-Lösung von webPDF die scheinbar ideale Lösung für mittlere bis große Unternehmen dar. Denn was im Regelfall der Administrator innerhalb der Unternehmensstruktur unnötig an Zeit für das Aktualisieren von Konvertierungs- und Leseprogrammen benötigt, optimiert im Gegenzug diese kleine und schlanke serverseitige Lösung.
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An sich ist webPDF eine interne Cloud-Lösung für das eigene Unternehmen. Heißt: alle Mitarbeiter des Unternehmens haben Zugriff auf die Server-Anwendung, egal wo sie sich gerade befinden. Mit webPDF können Mitarbeiter in einem Wisch alle gängigen und weniger gängigen Datei-Formate in das PDF-Format umwandeln, signieren (auch elektronische Unterschriften und Zertifikate) und gegebenenfalls auch rechtlich konform archivieren. So lässt sich ein schönes Archiv anlegen, dass ausschließlich nur Dokumente in einem Format enthält und welches zudem einfacher im Nachhinein durchsucht und bearbeitet werden kann.
Dabei macht die Server-Lösung nichts Anderes als viele einzelne Programme, die sich in zahlreichen Büros befinden oder es online als Download gibt. Nur mit dem Unterschied, dass webPDF alles kombiniert und an zentraler Stelle zur Verfügung stellt. Mitarbeiter müssen also nicht explizit an ihrem schön vom Administrator eingerichteten Computer im Büro sitzen, um ein eventuell fremdes Datei-Format lesen bzw. in ein PDF umwandeln zu können, um es gegebenenfalls im Anschluss weiterzuleiten. Und auch das teils nervige Signieren von Dokumenten kann zentral gemanagt werden.
webPDF muss hierfür nur einmal auf dem Server vom Administrator eingerichtet werden, das ständige Aktualisieren von zahlreichen Programmen auf diversen Computern innerhalb des Unternehmens entfällt hingegen zum Großteil.
Unterstützt werden mehr als 100 Dateiformate, die mit webPDF in sichere und bei Bedarf signierte PDF-Dateien konvertiert werden können. Darunter auch eMails oder ganze HTML- bzw. dynamische Webseiten. Ebenso unterstützt die Lösung von Haus aus Zeitstempel und Zertifikate zur Langzeitarchivierung, so dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wer das Ganze einmal ausprobieren möchte, kann sich die Testversion laden. Für Unternehmen steht zudem eine 30-tägige Probierversion bereit. Das Lizenz-Produkt als Gesamtpaket kostet 3.990 Euro exklusive Mehrwertsteuer.
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