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Moderne Akten Archivierung: Tipps & Tricks zur digitalen Alternative

Moderne Akten Archivierung: Tipps & Tricks zur digitalen Alternative

Heute haben wir wieder einmal einen Gastbeitrag für euch. Verfasser ist diesmal Suxeedo, die Spezialisten für Online-Marketing.

In jedem Geschäftsbereich fallen zahlreiche Dokumenten und Akten an, die ordnungsgemäß aufbewahrt und archiviert werden müssen. Allerdings kann im Zusammenhang mit der Akten Archivierung neben einem großen Arbeitsaufwand auch ein großes Durcheinander entstehen. Eine einfache, kostengünstige und durchaus auch zeitsparende Alternative zu Ordnern, Mappen und übervollen Aktenschränken stellt die digitale Akten Archivierung dar.

Natürlich werden vielerorts Tipps und Tricks veröffentlicht, wie sich ein Chaos in Büroräumen und Archiven vermeiden lässt. Aber der Papierkram und die Ordner benötigen dennoch sehr viel Platz. Mit Aktenverzeichnissen kann ein erster grober Überblick über die archivierten Akten geschaffen werden. Dadurch wird das Suchen von bestimmten Akten und Finden von Ordnern erleichtert. Sämtliche Unterlagen lassen sich in geordneten Verhältnissen einfacher finden. Dadurch werden Zeit und somit auch Kosten gespart.

Noch einfacher funktioniert die Akten Archivierung auf elektronischem Weg. Diese bietet überdies den Vorteil, dass das Schleppen von schweren Ordnern der Vergangenheit angehört. Außerdem können gesuchte Akten durch die Eingabe in den PC mit wenigen Mausklicks innerhalb kürzester Zeit gefunden werden. Allerdings müssen hierfür sämtliche Daten elektronisch erfasst werden. Dies nimmt natürlich bei der Umstellung eines gewöhnlichen Archives auf ein digitales Archiv eine Menge Zeit und Arbeit in Anspruch. Bedenkt man allerdings die folgende Arbeitserleichterung bzw. die Platzeinsparungen bei der Akten Archivierung, so lohnt sich dieser Vorgang allemal.

Wem die Archivierung von Akten weder in der klassischen Form noch digitalisiert liegt, der kann die Akten Archivierung auch an Dritte abgeben. Speziell dafür geschaffene Firmen bieten diesen Service für alle Betriebe, vom Kleinstbetrieb bis hin zum Großunternehmen an. Die Abgabe der Aufgaben hinsichtlich der Archivierung an Dritte bietet den Vorteil, dass weder Zeit noch Personal dafür aufgewandt werden muss. Allerdings werden die Arbeiten nicht kostenlos durchgeführt.

Die Höhe der Kosten richtet sich natürlich nach dem Arbeitsaufwand und der Menge der zu archivierenden Akten. Betriebe, die die Akten Archivierung anbieten, sind zum Beispiel Büroservice- oder Bürodienstleistungsunternehmen. Diese sorgen für eine übersichtliche Akten Archivierung, wenn selbst die besten Tipps und Tricks von Fachleuten keine ordentliche Archivierung ermöglichen.

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